Warum ist ein Anforderungsworkshop so wichtig?
Anforderungsworkshops haben sich als äußerst effektiv erwiesen, um Anforderungen gemeinsam zu erheben.
Ich sage meinen Kunden oft: „Wenn ich könnte, würde ich die Anforderungsermittlung einfach überspringen. Aber ohne klare Anforderungen wüsste ich gar nicht, was Ihr entwickelt haben möchtet.“
Funktionale oder nicht-funktionale Anforderungen, Lastenheft und Pflichtenheft – allein diese Begriffe lösen bei vielen Stakeholdern Panik aus. Die einen haben keine Erfahrung damit, die anderen empfinden sie als unnötige Last. Und nur selten trifft man Ingenieur:innen, die Requirement Engineering wirklich lieben.
Anforderungen sorgen dafür, dass Auftraggeber und Auftragnehmer über dasselbe sprechen – eine gemeinsame Sprache für die Produktentwicklung. Aber was, wenn Du als Auftraggeber kein Lastenheft hast oder noch nie eine Anforderung geschrieben hast? Was, wenn Dir nicht einmal klar ist, was eine Anforderung genau ist?
Genau hier setzen Anforderungsworkshops an. Sie sind das ideale Werkzeug, um ein effizientes Anforderungsmanagement aufzubauen – praxisnah, strukturiert und zielgerichtet.
In diesem Blogpost erfährst Du:
- Warum Anforderungen der entscheidende Faktor für Deinen Projekterfolg sind.
- Was der Unterschied zwischen einer funktionalen Anforderung und einer nicht funktionalen Anforderung ist?
- Was in einem Anforderungsworkshop passiert?
- Welche konkreten Resultate Dir ein Workshop wirklich bringt?
Was sind Anforderungen?
Anforderungen sind die dokumentierten Erwartungen der Stakeholder an ein Produkt oder System. Sie beschreiben, welche Funktionen, Eigenschaften oder Leistungen erfüllt sein müssen, damit das Ergebnis den gewünschten Nutzen bringt. Ohne eindeutige Anforderungen fehlt die Grundlage für Planung, Entwicklung und Umsetzung – und das Risiko für Missverständnisse, Verzögerungen oder Fehlentwicklungen steigt.
Damit Anforderungen von allen Beteiligten einheitlich verstanden und behandelt werden, wurden spezifische Eigenschaften für ihre Formulierung festgelegt. Eine Anforderung wird gemäß dem International Requirements Engineering Board (IREB) definiert als:
- ein Bedürfnis, das von einem Stakeholder wahrgenommen wird,
- eine Fähigkeit oder Eigenschaft, die ein System besitzen soll, oder
- eine dokumentierte Darstellung eines Bedarfs, einer Fähigkeit oder einer Eigenschaft.
Wann ist eine Anforderung gut?
Verschiedene Personen werden Anforderungen auf unterschiedliche Art und Weise schreiben und interpretieren. Damit ein Konsens darüber besteht, wann eine Anforderung gut ist, existieren Qualitätskriterien, die vom IREB festgelegt worden sind. Die Adjektive beschreiben, welche Eigenschaften eine Anforderung haben soll.
Welche Arten von Anforderungen existieren?
In einem Projekt findest Du schnell eine große Anzahl von Anforderungen vor. Umso wichtiger ist es, Anforderungen in Kategegorien zu unterteilen, die Struktur und Klarheit im gesamten Anforderungsmanagement schaffen. Die bekanntesten Kategorien sind Systemanforderungen, allgemeine und spezifische Anforderungen.
Systemanforderungen
Systemanforderungen dienen als Grundlage für die Entwicklung und gewährleisten, dass das System den Bedürfnissen der Nutzer und Stakeholder entspricht. Grundsätzlich lassen sich Systemanforderungen wiederum in zwei Kategorien unterteilen:
- Funktionale Anforderungen
- Nicht-funktionale Anforderungen
Funktionale Anforderungen beschreiben, was ein System tun soll – also konkrete Funktionen, Prozesse oder Interaktionen. Nicht-funktionale Anforderungen hingegen definieren, wie gut das System diese Funktionen ausführen soll. Dazu gehören Aspekte wie Leistung, Sicherheit, Benutzerfreundlichkeit oder Skalierbarkeit.
In der Entwicklung von Embedded Systems werden Systemanforderungen in Softwareanforderungen und Hardwareanforderungen weiter differenziert:
- Softwareanforderungen: Beschreiben die Funktionen, Eigenschaften und technischen Vorgaben für die Software bzw. Firmware. Sie umfassen sowohl funktionale als auch nicht-funktionale Aspekte, wie Benutzerfreundlichkeit, Sicherheitsvorgaben oder Schnittstellenanforderungen.
- Hardwareanforderungen: Definieren die physischen Komponenten, Leistungsmerkmale und Umgebungsbedingungen, die erforderlich sind, um ein System auszuführen. Beispiele sind Prozessorleistung, Speicheranforderungen oder Kompatibilitätsvorgaben.
Allgemeine und spezifische Anforderungen
Allgemeine Anforderungen sind übergeordnete, oft branchenweite oder unternehmensweite Vorgaben wie z. B. maximale Entwicklungskosten, die für mehrere Systeme oder Projekte gelten. Sie können sich auf Standards oder bewährte Praktiken beziehen, wie Soft- und Hardwareguidelines oder Datenschutzvorgaben.
Spezifische Anforderungen hingegen sind detaillierte, auf ein bestimmtes System oder Projekt zugeschnittene Vorgaben. Sie beschreiben konkret, welche Funktionen, Eigenschaften oder Einschränkungen ein System erfüllen muss. Während allgemeine Anforderungen als Rahmenbedingungen dienen, sorgen spezifische Anforderungen für eine präzise und eindeutige Umsetzung in der Entwicklung.
Damit dir die verschiedenen Kategorien der Anforderungen klar werden – hier nochmal in Kürze zusammengefasst:
- Systemanforderungen → Beschreiben die technischen und funktionalen Anforderungen an das System.
- Funktionale Anforderungen → Konkrete Funktionen des Systems
- Nicht-funktionale Anforderungen → Qualitätsmerkmale des Systems
- Allgemeine Anforderungen → Übergreifende Regeln und Standards
- Spezifische Anforderungen → Detaillierte, projektspezifische Vorgaben
Jede dieser Anforderungsarten hat ihren eigenen Zweck und sie ergänzen einander, um eine vollständige und klare Spezifikation eines Systems zu ermöglichen.
Was passiert, wenn ich ein Projekt ohne Anforderungen starte?
Ohne klare Anforderungen gleicht ein Projekt einer Reise ohne Ziel – chaotisch, teuer und oft erfolglos. Mein Professor hat früher immer gesagt: „Projekte werden am Anfang entschieden!“. Mit 8tronix haben wir über 100 Projekte im Bereich Embedded Systems durchgeführt und ich kann diesem Satz nur zustimmen. Projekte werden am Anfang entscheiden und genau am Anfang steht die Analyse und die Ermittlung von Anforderungen. Sie sind die Grundlage für jedes erfolgreiche Vorhaben: Sie helfen, die Idee detailliert auszuformulieren, sie geben dem Auftragnehmer und -geber eine klare Richtung vor und sorgen für Transparenz. Nicht umsonst müssen in der funktionalen Sicherheit gesetzliche Regularien oder Normen eingehalten werden, die fordern, dass ein fundiertes Anforderungsmanagement durchgeführt werden muss.
Häufig höre ich, dass traditionelle Vorgehensweisen wie das Wasserfall- oder V-Modell nicht mehr zeitgemäß sind und jeder mittlerweile versteht, dass agile Entwicklungsmethoden deutlich effizienter sind. Doch wenn das der Fall ist, warum sollte ich mich dann noch mit Anforderungen in Form von Lasten- oder Pflichtenheften beschäftigen?
Ich verstehe die dahinterstehende Intention, aber abgesehen davon, ob agile Methoden tatsächlich immer die beste Wahl sind: Auch im agilen Umfeld sind Anforderungen unerlässlich. Es gibt einen Grundsatz, der immer gilt – unabhängig davon, ob wir klassisch, modern oder innovativ arbeiten: Für eine erfolgreiche Produktentwicklung sind klare Anforderungen unverzichtbar.
Warum Du auf einen Anforderungsworkshop nicht verzichten solltest
Ein erfolgreiches Projekt beginnt nicht mit dem Elektronikdesign oder der Softwareentwicklung – es beginnt mit einer gemeinsamen Vision, die mithilfe von Requirements Engineering konkretisiert wird und genau hier setzt ein Anforderungsworkshop an: Er ist die Schaltzentrale deines Projekts, in der alle Stakeholder zusammenkommen, um an einem Strang zu ziehen. Ohne diesen klaren Startschuss besteht die Gefahr, dass jeder in eine andere Richtung arbeitet – Chaos und Fehlentwicklungen sind vorprogrammiert und wie ich vorher schon erwähnt hatte, kommt Dir das richtig teuer zu stehen.
Studien zeigen, dass 70 % aller gescheiterten Projekte auf unklare oder falsch definierte Anforderungen zurückzuführen sind.
Ein Anforderungsworkshop ist ein strategisches Tool, das Klarheit, Transparenz und ein gemeinsames Verständnis schafft. Hier werden Erwartungen abgeglichen, kritische Fragen gestellt und Stolpersteine frühzeitig erkannt. Außerdem stehen die Chancen gut, dass Du in diesem Meeting deinen Dienstleister richtig gut kennelernen kannst. Wer diesen Schritt überspringt, riskiert, wertvolle Zeit und Geld zu verschwenden – oder im schlimmsten Fall ein Projekt an die Wand zu fahren.
Was passiert in einem Anforderungsworkshop?
Ein Anforderungsworkshop ist keine lockere Gesprächsrunde – er ist ein strukturierter Prozess, der entscheidend zum Projekterfolg beiträgt. Obwohl Anforderungsworkshops je nach Stakeholdern, Moderator und Projekt variieren können, folgt das Meeting bei uns einem klaren Ablauf.
01 Ziele des Workshops definieren
02 Die Vision Deines Produktes
Häufig bekommen wir vor dem Anforderungsworkshop Unterlagen und Dokumente, in denen bestehende Versionen des zu entwickelten Produktes beschreiben werden oder wir sehen Broschüren, die das Produkt bewerben. Nichtsdestoweniger bitten wir ausgewählte Stakeholder darum, die Produktvision und das strategische Narrativ für das Unternehmen kurz zu präsentieren. Am Beginn des Anforderungsworkshops ist es wichtig, das alle Teilnehmenden das gleiche Bild im Kopf haben.
03 System und Systemkontext
Anforderungen dienen dazu, ein System zu beschreiben, das innerhalb eines bestimmten Kontexts und einer definierten Umgebung existiert und dadurch klare Grenzen aufweist. Nur die für das System relevanten Aspekte müssen im Rahmen des Requirements Engineering detailliert erfasst und beschrieben werden. Aus diesem Grund erfolgt im dritten Schritt die Bestimmung des Systems und seines Kontextes. Dabei stellen wir uns folgende Frage:
Was umgibt unser System und welchen Einfluss haben diese Bereiche auf das System? Das Requirements Engineering betrachtet nicht nur das System selbst, sondern auch den Systemkontext, den Anwendungsbereich, die Systemgrenze, die Kontextgrenze und die Umgebung.
Die Anforderungen an unser zu entwickelndes System müssen aktiv ermittelt werden – sie existieren nicht einfach von selbst. Die Aufgabe bei der System- und Kontextabgrenzung ist es, das System klar von seiner Umgebung abzugrenzen und den Teil der Umgebung zu identifizieren, der die Anforderungen an das System beeinflusst.
04 Stakeholderanalyse
Eine Stakeholderanalyse ist eine systematische Methode zur Identifikation, Analyse und Kategorisierung aller Personen oder Gruppen, die ein Interesse am Projekt haben oder von dessen Ausgang betroffen sind. Sie hilft dabei, die Bedürfnisse, Erwartungen und den Einfluss der Stakeholder zu verstehen, um frühzeitig Konflikte zu vermeiden, Risiken zu reduzieren und eine zielgerichtete Kommunikation sicherzustellen.
Ohne eine gezielte Stakeholderanalyse besteht die Gefahr, dass wichtige Anforderungen übersehen oder falsch priorisiert werden. Stakeholder können das Projekt direkt oder indirekt beeinflussen – sei es durch ihre Entscheidungsbefugnis, ihre Fachexpertise oder ihre Nutzung des Systems. Ein frühzeitiges Verständnis ihrer Interessen und Erwartungen ermöglicht es, Widerstände zu minimieren, Synergien zu nutzen und eine höhere Akzeptanz für das Endprodukt zu schaffen.
05 Ermittlung und Priorisierung von Anforderungen
Nun wird es konkret: Anforderungen werden methodisch ermittelt und verfeinert. Dabei kommen bewährte Techniken wie Brainstorming, Use Cases, User Storys oder Interviews zum Einsatz. Ziel ist es, ein klares, vollständiges Bild davon zu erhalten, was das System können muss und genau dafür eignen sich verschiedene Methoden, weil sie unterschiedliche Blickwinkel auf das Produkt werfen.
Doch nicht alle Anforderungen sind gleich wichtig – Auch wenn es häufig so scheint. Deshalb folgt ein entscheidender Schritt: die Priorisierung. Welche Features sind unverzichtbar? Was hat Zeit für später? Hier trennt sich das Wesentliche vom Nice-to-have. Ohne eine klare Priorisierung riskierst Du, an den falschen Dingen zu arbeiten, Deadlines reißen und das Budget verpufft. Alles mit einem Mal bzw. im ersten Schritt umzusetzen, verlängert die Entwicklungszeit in den meisten Fällen massiv.
In vielen Workshops habe ich die MoSCoW-Methode zur Priorisierung von Anforderungen eingesetzt. Meiner Erfahrung nach ist diese Methode jedoch oft zu komplex, sodass es Stakeholdern schwerfällt, klare Entscheidungen darüber zu treffen, was wirklich essenziell ist und was nicht.
Als einfachere und dennoch wirkungsvolle Alternative bevorzuge ich eine Priorisierung nach zwei Kategorien:
- Wichtig – Muss umgesetzt werden
- Nicht wichtig – Muss nicht umgesetzt werden
Diese vereinfachte Herangehensweise erleichtert die Entscheidungsfindung und sorgt für mehr Klarheit im Prozess.
Welche Ergebnisse erhältst Du nach einem Anforderungsworkshop?
Nach einem erfolgreichen Anforderungsworkshop hältst du nicht nur ein paar Notizen in der Hand – du bekommst das Fundament für dein gesamtes Entwicklungsvorhaben. Ein klar strukturierter Anforderungskatalog gibt dir die nötige Orientierung, um zielgerichtet und effizient zu arbeiten.
Greifbare Ergebnisse deines Workshops:
- Dokumentierte Anforderungen: Eine strukturierte Sammlung aller erarbeiteten Anforderungen, verständlich und nachvollziehbar formuliert.
- Priorisierte Features: Eine klare Einordnung, welche Anforderungen essenziell sind und welche später umgesetzt werden können.
- Visuelle Artefakte: Fotos von Moderationswänden, Mindmaps, Diagrammen und User Storys, die den Workshop greifbar machen.
- Protokoll mit nächsten Schritten: Klare Empfehlungen, wie es weitergeht, um das Projekt effizient voranzutreiben.
Der Workshop ist nicht das Ende. Vielmehr ist er der Startschuss für eine erfolgreiche Produktentwicklung. Aus den Anforderungen lassen sich weitere Softwareanforderungen und Hardwareanforderungen ableiten, damit Softwareentwicklung, Hardwareentwicklung, Tests sowie Projektplanung strukturiert umgesetzt werden können.
Wer diesen Schritt auslässt, startet sein Projekt blind. Die Realität zeigt: Viele Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an unklaren Anforderungen. Ein Anforderungsworkshop ist keine Option, sondern eine Notwendigkeit für den Erfolg deines Projekts. Mit ihm stellst du sicher, dass dein Projekt von Anfang an auf einem stabilen, durchdachten Fundament steht – mit klaren Anforderungen, transparenten Prioritäten und einer gemeinsamen Vision.
PS: Wenn Du mehr rund um das Thema Requirement Engineering wissen möchtest, dann empfehle ich Dir unbedingt die kleine RE-Fibel von Sophist zu lesen.
FAQ - Häufig gestellte Fragen
Was sind die Ziele des Anforderungsworkshops?
- Einen gemeinsamen Konsens schaffen: Missverständnisse zwischen Stakeholdern, Auftraggebern und dem Entwicklungsteam werden beseitigt, sodass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.
- Systemkontext klären: Der Workshop hilft dabei, den Rahmen des Projekts zu definieren und den Fokus auf die wesentlichen Ziele und Funktionen des Produkts zu richten.
- Identifikation und Erhebung von Anforderungen: Alle relevanten funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen werden gemeinsam erarbeitet und priorisiert.
- Risiken minimieren: Durch eine klare Dokumentation und Definition der Anforderungen werden potenzielle Risiken, wie Fehlentwicklungen oder Missverständnisse, bereits früh im Projekt minimiert.
- Effizienz steigern und Risiken minimieren: Der Workshop spart Zeit und Kosten, da die Anforderungen im Vorfeld genau definiert werden und spätere Nacharbeiten oder Fehlentwicklungen reduziert werden.
Was ist das Endresultat des Anforderungsworkshops?
- Dokumentierte Anforderungen in Form eines Anforderungskataloges, um die Produktentwicklung zielgerichtet und effizient starten zu können.
- Eine klare Einordnung, welche Anforderungen essenziell sind und welche später umgesetzt werden können.
- Fotos von Moderationswänden, Diagrammen und User Storys, die den Workshop auch in Nachgang greifbar machen.
- Klare Empfehlungen, wie es weitergeht, um das Projekt effizient voranzutreiben und erfolgreich zu beenden.
Wie lange dauert ein Anforderungsworkshop?
- Bei kleinen Projekten kann ein halbtägiger Workshop (4 Stunden) ausreichen, um die wichtigsten Anforderungen zu identifizieren und zu priorisieren.
- In der Regel dauert ein Workshop ein bis zwei Tage bei mittleren Projekten, um alle Anforderungen im Detail zu besprechen und zu dokumentieren.
- Bei großen Projekten sind oft mehrere Workshops nötig, verteilt über einen längeren Zeitraum. Requirement Engineering ist dabei keine einmalige Aufgabe, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der die Entwicklung begleitet.
Wer sollte an dem Anforderungsworkshop teilnehmen?
- Alle Stakeholder, die ein Interesse am Projekt haben, z. B. Abteilungsleiter, Endnutzer, Kunden oder Partner.
- Experten aus den relevanten Bereichen (z. B. Marketing, Vertrieb, IT), die ihre Perspektiven und Anforderungen einbringen.
- Technische Experten, die sicherstellen, dass die Anforderungen umsetzbar und realistisch sind.
- Eine neutrale Person, die den Workshop leitet, für Struktur sorgt und die Ergebnisse dokumentiert.
Wie viel kostet ein Anforderungsworkshop?
Die Kosten eines Anforderungsworkshops richten sich nach dessen Dauer und Umfang. Zusätzliche Faktoren wie Reisekosten, Raummiete oder spezielle Tools können den Gesamtpreis beeinflussen, sodass die Kosten je nach Projektgröße zwischen 1.000 € und 5.000 € liegen
Ist es sinnvoll einen Anforderungsworkshop online durchzuführen?
Ein Anforderungsworkshop online durchzufürehn ist in manchen Fällen durchaus sinnvoll, insbesondere wenn die Teilnehmer an unterschiedlichen Standorten arbeiten. Bei sehr komplexen Themen oder Konflikten kann ein Präsenzworkshop jedoch einen immensen Vorteil mit sich bringen. Absulte Voraussetzung für eine digitalen Workshop ist eine zuverlässige Internetverbindungen, klare Regeln wie “Kamera eigeschaltet“ und effizienten Tools wie z.B. digitale Whiteboards
